طریقه مرتب سازی در اکسل

در نرم‌افزار اکسل با استفاده از امکانات Sort می‌توانید اطلاعات و داده‌هایتان را به صورت سطری، ستونی، صعودی یا نزولی یا یک ترتیب سفارشی خاص مرتب نمایید.

? روش اول:

انتخاب گزینه‌های یا از منوی Data در قسمت Sort & Filter یا از منوی Home قسمت Editing، بخش Sort & Filter:

مرتب سازی ستونی:

در مرتب سازی ستونی، با داده‌هایی سروکار داریم که یا تنها دارای یک ستون (چند سطر) هستند و یا اینکه بصورت چند سطر و ستون می‌باشند. در حالتی که داده‌ها تنها بصورت یک ستون باشند مرتب کردن آن‌ها بسیار ساده است.

اگر هدفتان مرتب کردن کل داده‌های ستون مورد نظر است برای اینکار کافیست یک سلول را در داخل آن ستون انتخاب کنید. اگرچه در حالت یک ستونی می‌توانید کل داده‌های ستون را نیز انتخاب کنید.

برای مرتب سازی صعودی از آیکون و برای مرتب سازی نزولی از آیکون از منوی Data در قسمت Sort & Filter کلیک کنید.

بطور مثال پس از کلیک روی گزینه داده‌ها بصورت صعودی مرتب می‌شوند.

چنانچه می‌خواهید فقط بخشی از لیست را مرتب نمایید، قبل از هر کاری محدوده‌ی داده‌هایی که می‌خواهید مرتب شوند را انتخاب نمایید و سپس روی گزینه‌های یا کلیک کنید.

در مرتب سازی ستونی، در حالتی که داده‌ها بصورت چند سطر و ستون می‌باشند مرتب کردن کمی پیچیده‌تر نسبت به حالت قبل از است.

در اینحالت اگر هدف تنها مرتب کردن ستون A باشد بدون اینکه ستون B تغییر کند باید داده‌های ستون A را انتخاب و سپس روی گزینه‌های یا کلیک کنید. بطور مثال پس از کلیک روی گزینه ، اخطاری به شکل زیر ظاهر می‌شود.

در واقع اکسل اخطار می‌دهد که در کنار داده‌هایی که انتخاب کردید (ستون A) داده‌های دیگری نیز وجود دارد (ستون B). چون هدف تنها مرتب کردن ستون A است بدون اینکه ستون B تغییر کند باید گزینه Continue with the current selection را انتخاب کنید. پس از کلیک روی Sort، فقط اطلاعات ستون انتخاب شده (ستون A) مرتب می‌گردد و ترتیب داده‌های ستون‌ B تغییر نمی‌کند (شکل زیر).

اما با توجه به اینکه معمولا داده‌های واقع در یک ردیف نباید جابجا شوند . شما باید گزینه Expand the selection را انتخاب و سپس روی Sort کلیک کنید. در اینحالت همزمان با مرتب شدن داده‌های ستون A، داده‌های ستون B نیز جابجا می‌شوند. البته داده‌های ستون B مرتب نمی‌‌شوند بلکه در اینحالت سطرها جابجا می‌شوند و ملاک جابجایی سطرها، داده‌های ستون A می‌باشد (شکل زیر).

البته برای اینکه بتوان کل داده‌های اولیه را بر اساس ستون A مرتب کرد می‌توانید تنها یک سلول از ستون A یا کل سلول‌های ستون A و B را انتخاب کنید. بطور مثال پس از کلیک روی گزینه ، داده‌ها بدون هیچ اخطاری براساس ستون A بصورت صعودی مرتب می‌شوند. (مشابه شکل بالا)

? روش دوم (کامل‌تر):

انتخاب گزینه‌ Custom Sort از منوی Data در قسمت Sort & Filter یا از منوی Home قسمت Editing، بخش Sort & Filter:

پس از کلیک روی گزینه Custom Sort پنجره‌ای مشابه شکل زیر باز می‌شود.

باید قسمت‌های زیر را با توجه به نیاز در آن پر کنید:

۱- Column: در پایین این قسمت از کادر عبارت Sort by نوشته شده است و در مقابل آن یک کادر متنی از نوع باز شونده وجود دارد که در داخل آن عناوین هر یک از ستون‌های موجود در جدول مشاهده می‌شود و می‌توان هر یک از آن‌ها را جهت مرتب سازی جدول بر اساس آن ستون انتخاب نمود.

۲- Sort On: در این قسمت یک کادر متنی از نوع بازشونده وجود دارد که کاربر از طریق آن مشخص می‌نماید کدامیک از پارامترهای موجود در سلول برای مرتب سازی داده‌ها مورد استفاده قرار گیرد. این پارامترها عبارتند از:

Values: مقدار موجود در سلول
Cell Color: رنگ پس زمینه سلول
Font Color: رنگ متن موجود در سلول
Cell Icon: آیکون موجود در سلول

۳- Order: با استفاده از گزینه‌های موجود در این قسمت کاربر می‌تواند جهت مرتب سازی را مشخص نماید. گزینه‌های ظاهر شده در این قسمت بستگی به پارامتر انتخاب شده در کادرهای قبل یعنی Sort On و Column دارد.

بطور مثال برای مرتب کردن داده‌های قبل براساس ستون A بطور صعودی کافیست کادرهای فوق را مشابه شکل زیر انتخاب کنید و روی دکمه OK کلیک کنید.

تفاوت روش اول و دوم:

۱- تغییر ندادن مکان سطر عنوان:

اگر لیست شما دارای یک سطر عنوان باشد که هنگام مرتب سازی دیگر سطرها باید سر جایش باقی بماند، اکسل معمولاً این مطلب را تشخیص می‌دهد و پس از مرتب کردن سطر عنوان را جابجا نمی‌کند. چنانچه اکسل به هر دلیلی نتوانست سطر عنوان را تشخیص دهد می‌توانید خودتان گزینه My data has headers را انتخاب نمایید.

۲- مرتب کردن براساس چند معیار

فرض کنید داده‌هایی مشابه جدول زیر دارید.

هدف ما این است که ابتدا اعداد جدول براساس ستون A بصورت صعودی مرتب شوند، اما چون در ستون A اعداد تکراری وجود دارد نحوه ترتیب سطرهای دو ستون دیگر را براساس ستون C قرار می‌دهیم البته به ترتیب حروف الفبای انگلیسی. بنابراین با چند معیار جهت مرتب کردن جدول روبرو هستیم. برای انجام اینکار در پنجره Sort، در کادر Sort by ستون A یا همان عنوان # Homeroom را انتخاب می‌کنیم. در کادر Sort On، پارامتر Values و در کادر Order، عبارت Smallest to Largest را انتخاب می‌کنیم. در مرحله بعد روی گزینه Add Level کلیک کرده تا کادرهای جدیدی ایجاد شود.

در کادر Then by ستون Last name و در کادر Sort On، پارامتر Values و در کادر Order، عبارت A to Z را انتخاب می‌کنیم.

در پایان پس تائید کردن (OK) نتایج زیر حاصل می‌شود.

۳- مرتب سازی بر اساس لیست سفارشی:

فرض کنید لیستی مشابه جدول زیر دارید.

می‌خواهید سطرها را براساس ستون T-Shirt Size، به ترتیب Large، Medium، Small و X-Large مرتب کنید. چون نحوه مرتب کردن در اکسل براساس عدد و حروف الفبا و همچنین روزهای هفته و ماه‌های سال میلادی می‌باشد شما باید یک لیست سفارشی به لیست‌های اکسل اضافه کنید تا اکسل بتواند اطلاعات شما را براساس خواسته شما مرتب کند. برای اینکار در پنجره Sort، در کادر Sort by ستون T-Shirt Size را انتخاب می‌کنیم. در کادر Sort On، پارامتر Values و در کادر Order، عبارت Custom List را انتخاب می‌کنیم.

در پنجره باز شده گزینه NEW LIST را انتخاب می‌کنیم و در قسمت List entries لیست مورد نظرمان را وارد می‌کنیم. پس از تکمیل لیست روی Add کلیک کرده تا لیست ذخیره شود و در پایان روی OK کلیک می‌کنیم.