طریقه فیلتر کردن اطلاعات در اکسل

ابتدا با تعریف دو مورد فیلد و رکورد آشنا شوید:

فیلد، مجموعه اطلاعات موجود در یک ستون هستند که معمولا بیانگر اطلاعاتی در یک زمینه می‌باشند. (در مثال زیر)

رکورد، مجموعه اطلاعاتی هستند که در چند فیلد (ستون) در کنار یکدیگر قرار گرفته و اطلاعات کاملی نسبت به یک موضوع را مشخص می‌کنند. معمولا هر سطر در برنامه اکسل بیانگر یک رکورد کامل می‌باشد. (در مثال زیر)

ابتدا ستون مورد نظر را انتخاب کنید و سپس با کلیک بر روی گزینه Sort & Filter از کادر باز شده زیر آن گزینه Filter را انتخاب کنید.

مثال اول: من در شکل زیر ستون مربوط به نام‌ها را انتخاب کرده‌ام و با استفاده از گزینه فیلتر برای این ستون‌ها فیلتر در نظر گرفته‌ام. برای این کار کافیست بر روی یک سلول کلیک کرده و گزینه Filter را انتخاب کنید.

حال با توجه به ستون انتخاب شده خواهید دید که علامت فیلتر در ابتدای ستون قابل مشاهده می‌باشد. حال بر روی آرم فیلتری که روی این ستون‌ها قرار دارد (به شکل فلش کشویی می‌باشد) کلیک کرده تا کادر آن باز شود. در اینجا با دو گزینه مواجه خواهیم شد:

• گزینه Filter by Color که فیلتر بر اساس رنگ می‌باشد و با حرکت فلش ماوس بر روی این گزینه کادر زیر مجموعه‌های آن باز خواهد شد. چون از نام این فیلتر پیداست که چه کاری انجام خواهد داد مثالی از آن نخواهیم زد.
• گزینه Text Filter که برای فیلتر نمودن نوشته‌ها بکار می‌رود و در پایین از کاربردهای آن مثالی را برای شما در نظر گرفته‌ام.

ما می‌خواهیم بر اساس حرف (س) نام‌ها را فیلتر کنیم. برای این کار ابتدا به روی آرم فیلتر که در ابتدای ستون قرار دارد کلیک کرده و از کادر باز شده آن ، فلش ماوس را به روی گزینه Text Filter می‌بریم تا کادر کشویی دیگری در کنار کادر فیلتر باز شود. از کادر دوم انتخاب می‌کنیم که این ستون بر چه اساسی باید فیلتر شود.

گزینه‌های موجود در این کادر به این صورت هستند:

…Equals (برابر با…)

…ِDoes Not Equals (برابر نیست با…)

…Begins With  (شروع شدن با…)

…Ends With  (تمام شدن با…)

…Contains (شامل … می‌شود)

…Does Not Contain  (شامل … نمی‌شود)

…Custom Filter ( فیلتر سلیقه‌ای)

ما در اینجا می‌خواهیم فیلتر بر اساس حرف (س) را اعمال کنیم بنابراین به گزینه …Begins With ( شروع می‌شود با…) نیاز خواهیم داشت. با انتخاب این گزینه پنجره‌ای باز خواهد شد. در این پنجره و در کادر مشخص شده در تصویر زیر حرف (س) را وارد کنید و سپس با کلیک بر گزینه Ok فیلتر روی ستون نام خریدار اعمال میشود.

نکته: تفاوت بین گزینه های And و Or در این پنجره بدین گونه است که اگر گزینه And انتخاب شود، باید دو طرف شرط آن برقرار باشد ولی اگر از گزینه Or استفاده شود، حتی اگر یک طرف شرط آن نیز برقرار باشد عمل خواهد کرد.

حال با نگاه به برگه (Sheet) مورد نظر، نتیجه کار را مشاهده خواهید کرد.

مثال دوم: در جدول قبل می‌خواهیم بجز نام‌هایی با حرف اول (س و الف) آغاز می‌گردند، مابقی را فیلتر کنیم. برای این کار مانند مثال قبل روی آرم Filter روی ستون مورد نظر (ستون نام‌ها) کلیک کرده و با باز شدن کادر آن گزینه Custom Filter را انتخاب کرده و در پنجره باز شده (مانند تصویر زیر) گزینه Or را انتخاب کرده و در کادرهای سمت راست بالا و پایین حرف‌های (س) و (الف) را وارد می‌کنیم.

پس از تایید نتیجه را به شکل زیر مشاهده خواهید کرد که چگونه فیلتر انجام شده است.

مثال سوم: حال اگر بخواهیم بجز قیمت‌های کل بین (۵۰۰۰۰) تا (۱۰۰۰۰۰) را فیلتر کنیم، یا به عبارتی دیگر فیلتر عددی را اعمال کنیم:

در ابتدا بر روی آرم فیلتر درون ستون قیمت کل کلیک می‌کنیم. از کادر باز شده گزینه Number Filters را انتخاب کرده و باز هم کادری در کنار آن باز خواهد شد. کادر زیر مجموعه شامل گزینه های زیر می‌باشد:

…Equals (برابر با…)

…Does not Equals (برابر نبودن با…)

…Greater Than (بزرگتر از…)

…Greater Than  or Equal To  (بزرگتر یا مساوی با…)

…Less Than (کوچکتر از…)

…Less Than or Equal To (کوچکتر یا مساوی با…)

…Between (بین…)

…Top 10 (ده مورد اول… )

…Above Average (بالاتر از میانگین…)

…Below Average (پایین‌تر از میانگین…)

…Custom Filter (فیلتر سلیقه‌ای…)

برای فیلتر کردن اعداد بزرگ‌تر از ۵۰۰۰۰ تا کوچک‌تر از ۱۰۰۰۰۰ از گزینه …Between در پنجره مربوطه مانند تصویر زیر عمل می‌کنیم:

و پس از تایید نتیجه را در برگه اکسل مشاهده خواهید کرد.

اگر در ستونی  فیلترینگ را اعمال کرده‌اید و حال می‌خواهید این فیلتر‌ها را از بین ببرید دو راه پیش رو دارید:

روش اول این است که از سربرگ Home به بخش Sort & Filter رفته و با کلیک بر روی این گزینه، از کادر باز شده گزینه Clear را انتخاب کنید.

روش دوم این است که بر روی آرم فیلتر که در بالای ستون فیلتر شده قرار دارد کلیک کرده و از کادر باز شده گزینه… Clear Filter From را انتخاب نمایید.

اگر می‌خواهید فیلترهای اعمال شده در یک برگه را از بین ببرید:

پس از انتخاب ستون‌های فیلتر شده، به سربرگ Data مراجعه کرده و در کادر گروه Sort & Filter بر روی گزینه Clear کلیک کنید.